W dzisiejszych czasach zrobienie dobrego interesu zależy od trzech rzeczy: pomysłu, pieniędzy i rzetelnych klientów. Dzięki nowym klientom firmy mogą się rozwijać. Ale dobry klient to przede wszystkim klient, który będzie płacił w terminie i nie przysporzy kłopotów z windykacją długów. Jak więc zminimalizować ryzyko podjęcia współpracy z nieuczciwym kontrahentem?
Prostym i łatwym sposobem poznania potencjalnego klienta jest poproszenie go o dokumenty rejestrowe firmy. Oczywiście dokumenty takie można zdobyć samemu, ale kiedy poprosi się o nie kontrahenta osobiście, jest to dla niego wyraźny sygnał mówiący o poważnym podejściu do współpracy. Po otrzymaniu dokumentów należy sprawdzić czy zgadzają się one z danymi firmy na pieczątkach, w umowach, rejestrach przedsiębiorców, a nawet folderach reklamowych.
Źródłami wiedzy o kliencie są: [signinlocker]
- dokumenty rejestrowe firmy, czyli odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub wypis z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) oraz zaświadczanie o nadaniu numeru NIP i REGON,
- informacje z ksiąg wieczystych lub z wydziałów geodezji,
- informacje z urzędów skarbowych o niezaleganiu z podatkami i ZUS,
- opinia banku o prowadzonym rachunku,
- dokumenty finansowe firmy,
- referencje.
Więcej o KRS pisaliśmy tutaj. Natomiast CEIDG, prowadzony przez gminy, zawiera informacje o osobach fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Sprawdzając firmę w rejestrach możemy dowiedzieć się kto jest upoważniony do jej reprezentowania i podpisywania umów. W przypadku spółek cywilnych każdy wspólnik może reprezentować spółkę, chyba że w umowie spółki wyznaczono osoby upoważnione do jej reprezentowania lub też podjęto odpowiednią uchwałę, np. o powołaniu pełnomocnika do dokonania danej czynności. Nie można zapominać, że umowa podpisana przez nieupoważnioną osobę jest co do zasady nieważna.
Prócz aktualnych kopii dokumentów rejestrowych, do umowy warto dołączyć zaświadczenie o niezaleganiu z płatnościami wobec Urzędu Skarbowego i ZUS. Szczególną uwagę należy zwrócić na datę wystawienia tych zaświadczeń, gdyż przyjmuje się, iż są ważne przez miesiąc.
Cennym źródłem informacji o majątku potencjalnego kontrahenta są też informacje z ksiąg wieczystych lub z wydziałów geodezji. Z wypisu z księgi wieczystej przedsiębiorca może dowiedzieć się:
- gdzie nieruchomość jest położona i kto jest jej właścicielem,
- wpisach praw związanych z jej własnością,
- wpisach dotyczących użytkowania wieczystego,
- ciężarach i ograniczeniach, w tym obciążeniach hipoteki.
Przed podpisaniem umowy warto zrobić wszystko by uniknąć późniejszych kłopotów z windykacją długów. Jeśli współpraca jest długofalowa, a w grę wchodzą duże sumy dobrze jest też poprosić kontrahenta o opinię z banku o prowadzonym rachunku lub referencje. Ponadto należy sprawdzić prasę i internet, a w szczególności serwisy ekonomiczne i branżowe. Nieocenionym źródłem informacji o potencjalnym kontrahencie są też biura informacji gospodarczej, np. Krajowy Rejestr Długów czy InfoMonitor, które zawierają dane o ewentualnych niewykonanych zobowiązaniach klienta. Jeżeli takie informacje widnieją przy wpisie dotyczącym danej osoby, stanowić to może sygnał o braku płynności finansowej albo generalnie o nieuczciwości danego klienta. [/signinlocker]
